Conçue pour les titulaires de permis et rendue disponible à titre informatif pour le public, notez que certains hyperliens de cette ligne directrice ne sont pas accessibles au public. En raison des récents changements réglementaires, plusieurs contenus de cette ligne directrice sont présentement en cours de mise à jour.

1. Tenue des registres et dossiers

Les titulaires de permis doivent tenir et maintenir à jour les registres et les dossiers prescrits par règlements.

Dans le cas d’un courtier qui agit pour une agence, les obligations liées à la tenue des registres et des dossiers sont déléguées à l’agence. Toutefois, le courtier doit lui transmettre sans délai tous les renseignements nécessaires à cette fin1.

Attention – C’est l’agence qui « détient » juridiquement les renseignements personnels. Ainsi, le courtier qui agit pour le compte de l’agence doit lui transmettre sans délai tous les renseignements qu’il recueille dans le cadre d’un mandat. Bien qu’il puisse garder une copie des renseignements pendant l’exécution du mandat, le courtier doit immédiatement détruire sa copie lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires à l’exécution de ses fonctions (par exemple, après la réalisation de la transaction immobilière ou le refus de la promesse d’achat, etc.). Consultez la Ligne directrice - Protection des renseignements personnels pour connaitre notamment les règles de conservation, d’utilisation et de destruction de ces renseignements.


Différents registres et types de dossiers doivent se trouver à l’établissement de l’agence ou du courtier à son compte. Ils doivent être accessibles, disponibles et sécurisés. Les registres et dossiers suivants doivent être tenus et maintenus à jour2 :

1.1 Registre et dossier pour chaque contrat de courtage immobilier

1.2 Registre et dossier pour chaque transaction

1.3 Dossier des propositions de transaction non acceptées

1.4 Registre comptable portant sur les sommes détenues en fidéicommis, le cas échéant

1.5 Registre et dossier des avis de divulgation

1.6 Registre sur la comptabilité de l'agence ou du courtier agissant à son compte

1.7 Registre des courtiers et dossier des sociétés par actions détenues par les courtiers de l'agence (non requis pour le courtier à son compte)

Attention – Les exemples donnés dans la présente section ne sont pas limitatifs. En effet, que ce soit en courtage résidentiel ou commercial, la documentation d’un dossier doit toujours être rassemblée en fonction de ses particularités (ex. : une propriété non desservie par le réseau d’aqueduc de la municipalité ou comportant un système de traitement des eaux usées, une propriété ayant déjà été inondée, une copropriété divise ou indivise, la mise en marché d’une construction neuve, un immeuble à vocation agricole, la cession ou la sous-location d’un bail commercial, etc.).


Le courtier doit d’ailleurs toujours conserver au dossier les éléments suivants :

  • Preuve documentaire des démarches effectuées afin de découvrir les facteurs pouvant affecter défavorablement les parties à une transaction ou l’objet même de la transaction3 incluant la vérification des fiches descriptives et les déclarations du vendeur antérieures;
  • Preuve à l’appui des informations incluses à la fiche descriptive;
  • Preuve des informations et des conseils qu’il donne aux clients ou les raisons qui ont motivé les décisions des parties (ex. : établissement du prix de vente, exclusion de la garantie légale, renonciation au recours à un service de diffusion de l’information, choix d’une promesse d’achat plutôt qu’une autre, etc.);
  • Preuve de la transmission et de la réception de documents;
  • Preuve de la réalisation des conditions d’une transaction;
  • Communications (ex. : courriels, textos, lettres, etc.).

Depuis le 10 juin 2022, certains documents en lien avec l’interdiction de double représentation doivent se retrouver aux dossiers, notamment :

  • Le formulaire Avis du courtier sans contrat de courtage exclusif – Achat devant accompagner toute promesse d’achat résidentielle rédigée par un courtier collaborateur sans contrat de courtage achat et dont l’accusé de réception de l’acheteur confirme qu’il en a pris connaissance et qu’il a eu les informations pertinentes pour bien saisir le rôle du courtier, ses obligations et son mode de rémunération;
  • L’avertissement à l’acheteur lié par contrat de courtage achat de la résiliation possible du contrat dans le cas où celui-ci désire faire une promesse d’achat sur un immeuble pour lequel le courtier est lié par contrat de courtage avec le vendeur.

CHANGEMENT RÉGLEMENTAIRE À VENIR : Le courtier devra déposer au dossier le document répondant à son obligation de remettre sans délai à la partie pour laquelle il accepte d’agir comme intermédiaire, un texte informatif qui présente notamment la mission de l’OACIQ (formulaire obligatoire ou autre dans le cas où aucun formulaire obligatoire n’est utilisé)4.

Au besoin, il est possible de créer des registres et dossiers supplémentaires pour les documents n’ayant pas de place attitrée (ex. : dossier pour les avis signés par les acheteurs sans contrat de courtage et non associés à une transaction acceptée ou à une proposition de transaction non acceptée).

AUTOFORMATIONS :

1 Art. 1 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
2 Art. 2 et 10 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
3 Art. 84 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.
4 Article à venir du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité : « Dans le cas où la partie pour laquelle le titulaire de permis accepte d’agir comme intermédiaire ne reçoit pas un formulaire obligatoire contenant un texte informatif qui présente notamment la mission de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec, le titulaire de permis doit, sans délai, remettre à cette partie un document contenant un tel texte. »

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1.1 Registre et dossier pour chaque contrat de courtage immobilier

On entend par contrat de courtage immobilier, tout type de contrat conclu contre rétribution pour l’achat, la vente, l’échange ou la location d’un immeuble, qu’il soit ou non rédigé sur un formulaire de l’OACIQ.

Ainsi, un mandat d’une institution financière ayant pour seul objet d’établir la valeur marchande ou économique d’un immeuble n’est pas considéré comme un contrat de courtage immobilier.

Registre des contrats de courtage immobilier

Le registre des contrats de courtage immobilier est la compilation ou l’inventaire de tous les contrats confiés aux courtiers représentant l’agence ou au courtier à son compte. Il doit comprendre les informations minimales suivantes5 :

  • Un numéro unique provenant d’une série consécutive croissante choisie par l’agence ou le courtier à son compte et attribué à chacun des contrats de courtage immobilier;
  • La date à laquelle le contrat a été conclu avec le titulaire de permis (s’il s’agit d’un contrat de courtage immobilier faisant l’objet d’un transfert, la date du transfert du courtier à l’agence ou la date à laquelle le courtier commence à agir à son compte);
  • Le nom du courtier qui agit pour l’agence dans l’exécution du contrat;
  • L’adresse de l’immeuble ou de l’entreprise faisant l’objet du contrat (achat, vente, échange ou location) ou, s’il n’y a pas d’adresse, la description cadastrale;
    • Pour un contrat de courtage achat qui ne concerne pas un immeuble visé, le champ peut être laissé vide.
  • La somme reçue en fidéicommis, le cas échéant.

Bien entendu, des éléments supplémentaires pertinents à la pratique du titulaire de permis peuvent être consignés au registre.

OUTIL :

Dossier de contrat de courtage immobilier

Un dossier de contrat de courtage immobilier est constitué dès la signature du contrat et contient6 :

  • le contrat de courtage immobilier;
  • tout document servant ou ayant servi à l’exécution du contrat dont, notamment :
    • les preuves de vérification d'identité et de la capacité juridique;
    • ceux servant à démontrer l’exactitude des renseignements fournis au public et aux autres titulaires de permis, notamment la preuve à l’appui des informations incluses à la fiche descriptive;
    • la preuve documentaire des démarches effectuées afin de découvrir les facteurs pouvant affecter défavorablement les parties à une transaction ou l’objet même de la transaction7 incluant la vérification des fiches descriptives et les déclarations du vendeur antérieures;
    • toute proposition de transaction non acceptée (refusée ou demeurée sans réponse) et portant sur l’objet de ce contrat de courtage. Par exemple, toutes les propositions de transaction non acceptées dans le cas de propositions multiples ou dans le cas d’un contrat de courtage achat;
    • la preuve des informations et des conseils transmis au client ou les raisons qui ont motivé les décisions des parties. Par exemple, les comparables pour l’établissement du prix de vente, l’exclusion de la garantie légale, la renonciation au recours à un service de diffusion de l’information, le choix d’une promesse d’achat plutôt qu’une autre, etc.;
    • les communications (ex. : courriels, textos, lettres, etc.).
  • le contenu du dossier de transaction, le cas échéant.

IMPORTANT!

Le dossier de contrat de courtage immobilier doit être mis à jour tout au long de l’exécution dudit contrat lorsque la situation le requiert, c’est-à-dire lorsque de nouvelles informations deviennent disponibles. Par exemple, la mise à jour du document de taxes municipales, le procès-verbal d’une assemblée de copropriétaires tenue après la signature du contrat de courtage, etc.

Il est à noter que de nouvelles informations ou de nouveaux documents apparus en cours d’exécution du contrat de courtage pourraient amener le courtier à devoir apporter des modifications aux déclarations du vendeur sur l’immeuble, aux informations de la fiche descriptive, etc. Par exemple, la réception d’un nouveau certificat de localisation ayant une superficie différente, la modification des zones inondables, un rapport d’inspection après l’annulation d’une promesse d’achat acceptée, etc.

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1.2 Registre et dossier pour chaque transaction

On entend par transaction toute proposition contractuelle acceptée visant l’achat, la vente, l’échange ou la location, qu’elle soit ou non rédigée sur un formulaire de l’OACIQ.

Au sens de la réglementation, il y a transaction dès qu’une proposition est acceptée, peu importe que les conditions aient été réalisées ou non, ou que l’acte de vente, le bail ou le transfert ait été signé ou non.

Est aussi considérée comme une transaction toute rétribution reçue en vertu d’une entente de rétribution (communément appelée « référence »).

Registre des transactions

Le registre des transactions est la compilation ou l’inventaire de chacune des propositions de transaction acceptées et des rétributions reçues pour indication de clients. Il doit comprendre les informations minimales suivantes8 :

  • Un numéro unique d’une série consécutive croissante choisie par l’agence ou le courtier à son compte et attribué à chaque transaction;
  • La date d’acceptation de la proposition de transaction;
  • La somme reçue en fidéicommis, le cas échéant;
  • L’adresse de l’immeuble ou de l’entreprise faisant l’objet de la proposition de transaction (vente, échange, location) ou, s’il n’y a pas d’adresse, la description cadastrale;
  • Le nom du courtier à qui la proposition de transaction a été confiée (c.-à-d. le nom du courtier apparaissant à la proposition de transaction comme intermédiaire pour l’acheteur ou le locataire);
  • Le nom et le numéro de permis de l’agence ou du courtier à son compte avec lequel l’agence ou le courtier partage sa rétribution;
    • Il n’y a aucune information à consigner s’il n’y a aucun partage;
    • Si l’agence ou le courtier à son compte partage la rétribution avec un non-titulaire de permis délivré par l’OACIQ, il faut indiquer :
      • Le nom de la personne ou de la société avec qui s’effectue le partage;
      • Le cas échéant, le numéro du permis, de la licence, du certificat ou de toute autre forme d’autorisation délivrée à l’extérieur du Québec ou en vertu d’une loi autre que la LCI de cette personne ou de cette société.

Bien entendu, des éléments supplémentaires pertinents à la pratique du titulaire de permis peuvent être consignés au registre.

Bon à savoir

Dans le cas des sommes reçues à titre d’entente de rétribution, les informations obligatoires du registre des transactions ne sont pas toujours disponibles. Dans ce cas, le titulaire indiquera seulement les informations dont il dispose. Pour plus d’informations, consultez la Ligne directrice - Collaboration et partage de rétribution.


Dossier de transaction

Un dossier de transaction doit être constitué dès l’acceptation de la proposition de transaction sans attendre la réalisation des conditions. Il contient9 :

  • la proposition de transaction acceptée (ou la preuve de rétribution lorsque la transaction ne concerne qu’une indication de client [référencement] avec l’entente de rétribution);
  • tout autre document ayant servi à la réalisation de la transaction.

Donc, dès qu’il y a une transaction résidentielle ou commerciale visant l’achat, la vente, l’échange ou la location d’un immeuble, les documents ci-dessous doivent être versés au dossier. Cela doit être fait sans délai suivant l’acceptation de la proposition et le dossier mis à jour au fur et à mesure de la réalisation de la transaction :

  • La promesse de transaction acceptée ou la divulgation d’entente de rétribution;
  • Le suivi des conditions incluant les preuves de leur réalisation et les accusés de réception (lorsqu’il y a une demande de documents incluse à la proposition de transaction);
  • La preuve des informations et des conseils transmis au client ou les raisons qui ont motivé ses décisions. Par exemple, les comparables pour l’établissement du prix d’achat, l’exclusion de la garantie légale, etc.;
  • La documentation administrative, par exemple une copie du virement ou du chèque d’acompte, le reçu en fidéicommis, la facturation, les preuves de paiement aux courtiers de l’agence ainsi qu’aux agences et aux courtiers à leur compte impliqués dans la transaction.

8 Art. 4 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
9 Art. 13 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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1.3 Dossier des propositions de transaction non acceptées

On entend par proposition de transaction non acceptée toute proposition qui a été refusée par l’autre partie ou qui est demeurée sans réponse.

Les propositions non acceptées doivent être déposées :

  • au dossier de contrat de courtage immobilier : si elles portent sur l’objet d’un contrat de courtage de l’agence ou du courtier agissant à son compte;
  • au dossier des propositions de transaction non acceptées : si elles ne sont associées à aucun contrat de courtage en cours à l’agence ou du courtier agissant à son compte.

Attention – Une proposition de transaction qui a d’abord été acceptée et par la suite annulée en raison du défaut de réalisation des conditions ne doit pas se retrouver dans le dossier de transactions non acceptées. Comme il s’agissait à priori d’une proposition acceptée, elle doit plutôt être entrée au registre des transactions dès son acceptation et déposée au dossier de transaction.

Exemple 1 :

Un courtier a un contrat de courtage vente avec un client vendeur. Il rédige une proposition de transaction pour un acheteur qui n’est pas représenté par un courtier. Il la présente à son client vendeur qui la refuse. Puisqu’elle fait partie des documents démontrant l’exécution du contrat, la proposition de transaction refusée sera donc déposée au dossier de contrat de courtage immobilier.

Exemple 2 :

Un courtier collaborateur sans contrat de courtage rédige une proposition de transaction pour un locataire. C’est un courtier d’une autre agence qui a un contrat de courtage et représente le locateur. La proposition est refusée. La proposition de transaction refusée, accompagnée des formulaires ou annexes afférents, sera donc déposée :

  • au dossier de propositions de transaction non acceptées (pour le courtier collaborateur sans contrat de courtage);
  • au dossier de contrat de courtage immobilier (pour le courtier du locateur).

Si ces courtiers exerçaient au sein d’une même agence, la proposition serait classée dans le dossier de contrat de courtage immobilier.

Exemple 3 :

  • Un courtier ayant un contrat de courtage vente reçoit une promesse d’achat rédigée par un courtier ayant un contrat de courtage achat avec l’acheteur. Les deux courtiers agissent pour la même agence. La promesse d’achat est refusée. La proposition de transaction refusée, accompagnée des formulaires ou annexes afférents, sera donc déposée :
  • au dossier de contrat de courtage immobilier pour le courtier du vendeur;
  • au dossier de contrat de courtage immobilier pour le courtier de l’acheteur.

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1.4 Registre comptable portant sur les sommes détenues en fidéicommis

Les agences et les courtiers à leur compte, à l’exception des agences qui ont délégué la gestion de ce compte et de ceux bénéficiant d’une exception législative, doivent constituer et maintenir à jour, avec une rigueur absolue, un registre des opérations en fidéicommis.

Dès que des sommes perçues pour autrui, comme des acomptes ou des avances de rétribution ou de déboursés sont déposées ou retirées du compte, elles doivent obligatoirement faire l’objet d’une entrée au registre.

Le registre doit comprendre les informations minimales suivantes10 :

Lorsqu’il s’agit d’un dépôt :

  • La date du dépôt;
  • Le numéro unique qui a été attribué au dossier de transaction (acompte versé lors de la promesse de transaction) ou au dossier de contrat de courtage (avance de rétribution ou de déboursés);
  • Le numéro du reçu en fidéicommis émis;
  • Le nom du déposant* (personne morale ou physique à qui appartient la somme);
  • Le montant qui a été déposé;
  • Le solde du compte en fidéicommis.

*Attention – Le nom du déposant n’est pas nécessairement celui de l’une des parties à la transaction. Par exemple, la somme pourrait provenir des parents d’une partie à la transaction ou d’une personne physique alors que la partie à la transaction est une personne morale.

À cet égard, rappelons que de tels cas peuvent constituer des indicateurs de blanchiment d’argent et que le titulaire de permis a l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour prévenir toute opération douteuse et la dénoncer. Pour plus d’informations, consultez la Ligne directrice – Prévention du blanchiment d’argent et de la fraude immobilière.

Lorsqu’il s’agit d’une somme dont le déposant a demandé expressément que les intérêts lui soient versés, le titulaire de permis doit virer immédiatement cette somme du compte général en fidéicommis vers un compte spécial en fidéicommis. En plus des renseignements prévus pour tout dépôt, les informations suivantes doivent être précisées au registre :

  • L’identification du compte spécial qui a été ouvert au nom du déposant;
  • Le nom de l’institution financière où ce compte est ouvert.

Lorsqu’il s’agit d’un retrait :

  • La date du retrait bancaire;
  • Le numéro du retrait (chèque, virement, etc.);
  • Le nom du bénéficiaire ou tout renseignement pertinent (le nom de la personne à qui est effectué le paiement ou une description s’il s’agit d’une correction au registre);
  • Le montant qui a été retiré du compte;
  • Le solde du compte en fidéicommis.

Retrait à partir d’un compte spécial

Si la somme reçue en fidéicommis est retirée d’un compte spécial, elle doit être déposée, ainsi que les intérêts encourus, au compte général en fidéicommis avant d’être remise au bénéficiaire. Précisons dans ce cas que le bénéficiaire de la portion « intérêts » est le déposant initial.

En plus des renseignements prévus pour tout retrait, les informations suivantes doivent être précisées au registre :

  • L’identification du compte spécial duquel provient la somme;
  • Le nom de l’institution financière où ce compte est ouvert.

Le titulaire de permis doit conserver dans le dossier de contrat de courtage ou de transaction la preuve qu’il est autorisé à retirer la somme détenue dans le compte en fidéicommis pour la remettre à un tiers.

Attention – Dans sa pratique, le titulaire de permis doit, en tout temps, tenir compte de ses aptitudes, des limites de ses connaissances et des moyens dont il dispose11. Cela vaut, entre autres, pour la gestion des comptes en fidéicommis. Il est donc fortement conseillé de recourir à un comptable professionnel agréé (CPA) pour se faire aider dans cette tâche.

Pour tous les détails concernant l’ouverture et la fermeture, la gestion et la tenue des comptes en fidéicommis, consultez les articles correspondants.

Exception législative à l’établissement et au maintien d’un compte en fidéicommis12

Le titulaire de permis qui produit une déclaration à l’OACIQ indiquant qu’il se trouve dans l’une des situations suivantes n’a pas à tenir un compte en fidéicommis :

  • il est employé de l’Organisme;
  • il est employé d’une personne qui n’est pas une agence et il ne se livre, à ce titre, à aucune opération de courtage immobilier;
  • il ne reçoit pas d’acompte, d’avance de rétribution ou de déboursés de la part de ses clients, ni aucune autre somme pour autrui. Dès que la situation change et que le titulaire de permis reçoit un acompte, une avance de rétribution ou de déboursé, ou une somme pour autrui, il doit, sans délai, en aviser par écrit l’OACIQ et se conformer aux obligations relatives aux comptes en fidéicommis prévues dans la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements.
10 Art. 5 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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1.5 Registre et dossier des avis de divulgation

Le titulaire de permis qui est une partie impliquée directement ou indirectement dans une transaction immobilière doit, avant la rédaction ou l’acceptation d’une proposition de transaction, divulguer son statut de courtier et la nature de son intérêt dans la transaction13.

Bon à savoir

L’OACIQ a conçu le formulaire recommandé Avis de divulgation – Achat-Vente-Échange. Rappelons que ce formulaire n’est pas fait pour dénoncer un conflit d’intérêts du courtier avec ceux d’un client, mais plutôt pour :
  • divulguer son statut de titulaire de permis en raison de l’expertise qu’il détient en courtage (section I);
  • divulguer la nature de l’intérêt qu’il possède ou se propose d’acquérir ou…
  • divulguer la nature du lien entre le courtier et la personne physique ou morale qu’il représente (section II);
  • divulguer la nature de l’intérêt que la personne avec laquelle le courtier a un lien financier possède ou se propose d’acquérir (section II);
  • informer la partie non représentée que le courtier ne peut la représenter pour cette transaction (section II);
  • informer la partie non représentée qu’elle peut recourir au service d’un titulaire de permis (section II).

Pour plus d’informations, consultez la Ligne directrice – Conflits d’intérêts.


Registre des avis de divulgation

Le registre des avis de divulgation est la compilation ou l'inventaire de tous les avis qui ont été remplis par les courtiers qui représentent l'agence ou par le courtier à son compte. Il doit comprendre les informations minimales suivantes14 :

  • Un numéro unique consécutif attribué à chaque avis de divulgation;
  • Le nom et le numéro de permis du courtier qui produit l’avis;
    • Seuls les avis produits par le courtier de l’agence ou le courtier à son compte doivent être inscrits au registre.
  • L’adresse de l’immeuble ou de l’entreprise faisant l’objet de la transaction ou, s’il n’y a pas d’adresse, la description cadastrale;
  • La nature de la transaction : achat, vente, échange, location ou prêt garanti par hypothèque immobilière;
  • La nature de l’intérêt que le titulaire de permis possède ou se propose d’acquérir;
  • L’identification des parties à la transaction;
  • Le prix de vente accepté ou le montant du prêt hypothécaire consenti;
  • La date et l’heure de la rédaction de la proposition de transaction;
  • La date et l’heure de l’acceptation de la proposition de transaction;
  • La date et l’heure de la réception de l’avis par chacun des contractants pressentis.

Dossier des avis de divulgation

Le dossier des avis de divulgation est un dossier unique qui contient l'ensemble des avis de divulgation remplis par les courtiers. Il contient15 :

  • les avis de divulgation dûment complétés et la preuve de leur réception;
  • la proposition de transaction et tous les documents s’y rapportant, à moins que ces documents n’aient été déposés au dossier de transaction ou au dossier des propositions de transaction non acceptées.

Attention – Une agence ou un courtier dont le permis est suspendu – et non pas révoqué – a toujours l’obligation de produire les avis de divulgation requis par la réglementation. Le courtier dont le permis a été suspendu alors qu’il agissait pour le compte d’une agence a les obligations suivantes :

  • tenir lui-même un registre des avis de divulgation;
  • transmettre ce registre à l’OACIQ au plus tard le 31 mars de l’année suivante;
  • conserver dans un dossier unique les avis qu’il a donnés.

13Art. 18 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité
14 Art. 6 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
15 Art. 14 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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1.6 Registre sur la comptabilité de l'agence ou du courtier agissant à son compte

La réglementation16 prévoit que l’agence et le courtier à son compte sont dans l’obligation de tenir et de maintenir à jour une comptabilité reflétant les opérations de leur entreprise et intégrant les principes comptables généralement reconnus*.

Le titulaire de permis peut utiliser le système comptable de son choix ou requérir les services d’un professionnel pour la gestion de sa comptabilité. Cependant, les livres, registres, comptes, dossiers et autres documents du titulaire de permis doivent être disponibles aux fins d’inspection. D’ailleurs, l’inspecteur peut demander à toute personne qui en a la garde, la possession ou le contrôle de les lui communiquer et de lui en faciliter l’examen, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles. Sur demande, le courtier ou l’agence a l’obligation de communiquer à l’inspecteur les coordonnées de la personne qui en a la garde et de lui en permettre l’accès sans délai.

En plus d’aider le titulaire à respecter ses obligations, les registres comptables le tiendront au courant de la situation financière de son entreprise. Des registres bien tenus déterminent les bénéfices ou les pertes de l’entreprise ainsi que sa valeur. Ils permettent aussi d'observer les tendances dans l’entreprise, de comparer les rendements sur plusieurs années et de préparer les budgets et les prévisions.

*Principes comptables généralement reconnus

Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) forment un ensemble de normes et de règles qui servent de guide général à la communication de l’information financière. L’expression « généralement reconnus » signifie que ces principes sont validés par les principales autorités en la matière.

Au Canada, les normes comptables sont établies par le Conseil des normes comptables (CNC) et le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) de l'ordre des Comptables professionnels agréés du Canada (CPA).

Qu'entend-on par registres comptables?

Il s'agit de documents comptables et financiers organisés qui résument les transactions et les documents appuyant ces transactions. Ces documents incluent notamment les grands livres, les journaux, les registres, les tableaux, les grilles, les états financiers, les états de compte, les déclarations de revenus, les déclarations de taxe sur les produits et services et de taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), les déclarations de la taxe d'accise, les factures de vente, les reçus d'achat, les bons, les contrats, les chèques encaissés, les reçus de caisse, les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit, les courriels, les carnets de route, les documents de travail et toute correspondance qui appuie les transactions.

À noter que selon la réglementation, la personne qui procède à une inspection peut examiner et prendre copie des livres, registres, comptes, dossiers et autres documents se rapportant aux activités du titulaire de permis et exiger tout renseignement ou tout document relatif à l’application de la Loi sur le courtage immobilier17.

Attention – Les courtiers à leur compte sont soumis aux mêmes obligations et aux mêmes exigences relatives aux renseignements, aux informations et aux documents à fournir lors d’une inspection. Cela inclut tout ce qui concerne la comptabilité.

16 Art. 8 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
17 Art. 78 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.

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1.7 Registre des courtiers et dossier des sociétés par actions détenues par les courtiers de l'agence

Registre des courtiers de l’agence

L’obligation de tenir et de maintenir à jour le registre des courtiers ne concerne que l’agence, puisqu’un courtier à son compte ne peut être représenté par d’autres courtiers. Le registre des courtiers de l’agence comprend les informations minimales suivantes18 :

  • Le nom complet et le numéro de permis du courtier qui représente l’agence;
  • La mention que le courtier exerce ses activités au sein d’une société par actions, le cas échéant.

Dossier des sociétés par actions détenues par les courtiers qui représentent l’agence

Un dossier doit être constitué pour l’ensemble des sociétés par actions autorisées par l’OACIQ et détenues par les courtiers qui représentent l’agence. Il contient19 :

  • un état à jour des informations publiées au registre des entreprises du Québec pour chacune des sociétés au sein desquelles les courtiers exercent leurs activités;
  • si une société est constituée en vertu d’une loi autre qu’une loi du Québec, la confirmation écrite d’une autorité compétente attestant l’existence de cette société;
  • lorsque le courtier n’est pas l’unique actionnaire de la société par actions au sein de laquelle il exerce ses activités, l’information à jour relative au nom de tous les actionnaires de cette société et, pour chacun d’eux, le pourcentage des droits de vote et les modalités de participation aux dividendes rattachés aux actions qu’ils détiennent;
    • Le courtier doit détenir au moins 90 % des droits de vote rattachés aux actions de la société et en être le président.
  • Le contrat conclu entre la société représentée par le courtier et l’agence.

L'agence doit s’assurer de maintenir le registre à jour, notamment lors de l’arrivée et du départ d’un courtier et l’OACIQ doit être informé de tout changement de statut au niveau de la société par actions du courtier20.

Dernière mise à jour : 24 août 2023
Numéro d'article : 264777