Demande de délivrance d'un permis d'agence

Qualifications requises

Tout d’abord, vous devez vous assurer d’avoir les qualifications requises pour obtenir un permis d’agence. L’agence doit être dirigée par un titulaire de permis de courtier valide détenant les qualifications pour agir à titre de dirigeant d’agence. Nous vous invitons à consulter le texte suivant : Formation de base obligatoire : devenir dirigeant d’agence ou agir à votre compte pour connaître les étapes à suivre pour obtenir les qualifications de dirigeant d’agence.

De plus, si vous n’avez jamais agi comme dirigeant d’agence auparavant ou si vous avez déjà agi comme dirigeant d’agence, mais pas au cours des deux dernières années, vous devrez démontrer avoir suivi les autoformations Conformité et performance : une combinaison payante et La gestion électronique des documents : Pour une GED réussie, et ce, dans les deux années précédant votre nomination. À défaut, vous devrez suivre ces formations avant de pouvoir agir comme dirigeant d’agence.

Programme de conformité

Vous devez ensuite prendre connaissance des exigences du Programme de conformité qui a été élaboré dans le but de renforcer l’encadrement du courtage immobilier et de favoriser une culture de conformité chez les titulaires de permis. En tant que dirigeant d’agence, vous êtes responsable de mettre en place et d’appliquer, au sein de votre agence, votre propre programme de conformité. À cet égard, au terme de l’analyse effectuée par le Service de la certification, vous serez contacté par le Service de l’inspection afin de recevoir des informations additionnelles quant au Programme de conformité. De plus, vous devez vous assurer que tous les administrateurs, les courtiers et les employés de l’agence respectent ce programme et agissent conformément à la réglementation.

Personne morale, société ou personne physique

Le titulaire de permis d’agence peut être une personne morale, une société ou une personne physique.

Dans le cas d’une personne morale ou d’une société, celle-ci doit être active et immatriculée au Registraire des entreprises au nom sous lequel vous désirez faire affaire. Pour le choix du nom, veuillez vous référer à la section ci-dessous.

Dans le cas d’une personne physique, si vous désirez exercer sous un nom d’emprunt qui n’inclut pas votre prénom et votre nom de famille tels qu’ils sont mentionnés sur votre permis, vous devez vous immatriculer au Registraire des entreprises.

Nom de l’agence

Le titulaire d’un permis d’agence peut exercer ses activités de courtage immobilier sous un seul nom (excluant sa version anglaise). Le nom d’agence doit obligatoirement répondre à plusieurs critères et être conforme à la réglementation. En vertu des devoirs généraux énoncés aux articles 62 et suivants du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, le titulaire d’un permis d’agence ne doit pas choisir un nom qui est susceptible de compromettre l’honneur ou la dignité de la profession ou encore susciter une polémique. 

Pour le nom d’une agence franchisée ou sous-franchisée, vous devez vous assurer d’avoir l’autorisation du franchiseur pour utiliser le nom ainsi que le logo de ce dernier.

Dans tous les cas, le nom choisi doit respecter l’article 113 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité. Notamment, il ne doit pas :

1. contenir de renseignements pouvant prêter à confusion ou induire en erreur, entre autres en ce qui concerne les activités de la société (ex. : « Agence le contracteur »), le type de produits et de services offerts (« Agence le prêteur immobilier », « Agence Gestion Placements », « Agence Gestion Investissements »), la situation géographique, le permis étant délivré pour le Québec (« Agence les courtiers Canada »), les noms commerciaux ou les marques de commerce déjà existants, etc.;
2. laisser entendre qu’il désigne plus d’une agence ou que cette agence n’est pas titulaire d’un permis de l’OACIQ (ex. : « Agence Vendez sans intermédiaire »);
3. s’apparenter à une autre profession. Dans un tel cas, vous devrez vérifier auprès de l’ordre professionnel ou de l’organisme de réglementation concerné (ex. : « Agence l’ingénieur du bâtiment », « Agence Le Docteur de l'immobilier »);
4. laisser croire que l’agence détient un titre de spécialiste (ex. : « Agence les experts du condo ou de l’immobilier »). L'utilisation des termes ou expressions suivants est interdite : « spécialisé en », « spécialiste en », « spécialités » ou « spécialisations ».

IMPORTANT
Pour vous assurer que le nom choisi pour votre agence respecte bien les critères mentionnés ci-dessus et est conforme aux règlements, vous devez faire une demande d’approbation auprès de l’OACIQ et obtenir sa réponse avant de l’enregistrer au Registraire des entreprises du Québec et de débourser divers frais. Pour cela, veuillez envoyer un courriel au Service de la certification indiquant votre nom, votre numéro de permis et le nom souhaité pour votre agence. Bien entendu, il est recommandé de vérifier la disponibilité du nom convoité au Registre des entreprises avant de soumettre votre demande à l’OACIQ.

Lorsque le nom sera approuvé par l’OACIQ, vous serez prêt à l’enregistrer au Registraire des entreprises (REQ).

Enregistrement du nom au REQ

Veuillez noter que l’enregistrement du nom n’est pas du ressort de l’OACIQ. Vous devez entreprendre vous-même les démarches nécessaires pour son enregistrement auprès du Registraire des entreprises, que vous pouvez contacter directement pour connaître les modalités applicables au besoin. 

Notamment, le nom doit respecter les limites imposées par la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales. Par exemple, il ne doit pas être identique à celui d’une entreprise existante, prêter à confusion avec le nom d’une autre entreprise ou induire en erreur sur les activités de la société. Pour plus de détails à ce sujet, lire le Guide sur la publicité des agences et des courtiers immobiliers (chapitre 2) et l’article La déclaration d’immatriculation : parfois une condition à la délivrance d’un permis. 

Une fois que le nom déjà approuvé par l’OACIQ sera enregistré auprès du REQ, vous pourrez passer à l’étape suivante.
 

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MISE EN GARDE IMPORTANTE : Nous vous recommandons d’attendre l’approbation de l’OACIQ avant de créer vos outils promotionnels tels que votre site internet, vos cartes professionnelles, etc., car il est possible que l’OACIQ ne puisse répondre favorablement à votre demande de délivrance suivant l’analyse du dossier.

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Vous voilà enfin prêt à faire votre demande de délivrance de permis d’agence.

Pour obtenir un permis d’agence immobilière, vous devez remplir et fournir les documents suivants :

• Le formulaire Demande de délivrance de permis – Agence immobilière – Personne morale et société;
  ou
• Le formulaire Demande de délivrance de permis – Agence immobilière – Personne physique.
   
• Le formulaire Exercice des activités pour le compte d’une nouvelle agence immobilière. Ce formulaire doit être remis en même temps que votre demande de délivrance de permis. De plus, il devra être dûment rempli pour chaque titulaire d’un permis de courtier qui travaillera pour votre agence, y compris le dirigeant d’agence.
   
• Le formulaire Demande d'autorisation d'exercice en société par actions. Ce formulaire devra être dûment rempli par chaque titulaire d’un permis de courtier souhaitant exercer par l’entremise d’une société par actions au sein de votre agence.
   
• Une copie des informations à jour qui figurent au Registraire des entreprises, le cas échéant.
   

• Si vous avez répondu positivement à l’une des questions de la section Déclarations du formulaire de demande de délivrance de permis, vous devez également fournir :

  • le Formulaire à remplir en cas de déclaration de culpabilité; ou

  • le Formulaire à remplir en cas de faillite; et

  • Tous les documents requis à l’appui de cette déclaration.

Pour vous assurer de bien répondre à la section Déclarations du formulaire de demande de délivrance de permis, nous vous invitons à consulter la question 9 de la FAQ Certification – Agence et l’article suivant : L’obtention du permis, un privilège assorti de conditions.

Finalement, en remplissant ce formulaire, vous pouvez accorder un accès à synbad.com pour devenir un collaborateur d'agence à un membre de votre équipe qui aura comme rôle de vous épauler dans vos fonctions.

Vous pouvez transmettre ces documents par courriel au Service de la certification.

Frais d'étude de dossier et droits exigibles pour la délivrance d'un permis d'agence 2022 (valide jusqu’au 30 avril 2023)

1. Les frais d’étude de dossier sont payables au moment du dépôt de votre demande, et ne sont pas remboursables. Lors de la délivrance de votre permis d’agence, ces frais seront déduits du montant total à payer pour ce permis. Cela est dû au fait que, dès la réception d’une demande de délivrance de permis d’agence par le Service de la certification, plusieurs vérifications sont amorcées par divers services de l’Organisme.
    
2. Les frais à payer pour la délivrance de votre permis d’agence selon le mois où il entrera en vigueur. Le calcul est fait au prorata.
    
3. Le cas échéant, des frais administratifs s’appliqueront pour le traitement du transfert de dossier de chacun de vos courtiers et de votre propre dossier en qualité de dirigeant d’agence.
    
4. S’il y a lieu, des frais administratifs s’appliqueront pour le traitement des demandes d’autorisation d’exercice au sein d'une société par actions.

Pour voir les frais en vigueur du 1^er mai 2022 au 30 avril 2023, consultez cette page.

Vérification et étude de la demande

Lorsque le Service de la certification recevra votre demande de délivrance de permis d’agence, une analyse rigoureuse sera effectuée. Si des documents sont manquants, vous en serez informé par courriel, cela pourrait engendrer des délais supplémentaires.

D’ailleurs, des instructions additionnelles vous seront communiquées et un agent du Service de la certification entrera en contact avec vous pour vous poser quelques questions visant à mieux comprendre votre projet, après quoi des recommandations pourraient être formulées.

Déclarations dans votre demande de délivrance de permis

Si vous avez répondu positivement à l’une des questions de cette section du formulaire, votre dossier devra être analysé afin de déterminer s’il doit être soumis au comité de délivrance et de maintien des permis (CDMP). Dans ce cas, la délivrance de votre permis sera retardée jusqu’à ce que la décision du comité soit rendue.

Le rôle du CDMP est de déterminer si la protection du public justifie l’imposition d’une des mesures prévues à la loi. Le cas échéant, suivant l’article 37 de la Loi sur le courtage immobilier, le CDMP peut refuser de délivrer un permis ou l’assortir de restrictions ou de conditions, lorsque la personne qui le demande a été déclarée ou s’est reconnue coupable d’une infraction ou d’un acte criminel.

Pour une demande de délivrance de permis d’agence – personne physique, la vérification des antécédents judiciaires sera effectuée pour le titulaire de permis de courtier qui fait la demande.

Rencontre avec le Service de l’inspection, élaboration et respect du Programme de conformité

Au terme de l’analyse effectuée par le Service de la certification, vous serez contacté par le Service de l’inspection. Vous recevrez des informations additionnelles quant au Programme de conformité et pourrez poser vos questions à l’inspecteur responsable de votre dossier. Vous devrez élaborer et détailler par écrit vos propres politiques, règles et procédures découlant du Programme de conformité.

Afin de vous aiguiller, voici quelques références pertinentes permettant d’amorcer votre réflexion et la rédaction :

• Le référentiel de compétences – Dirigeant d’agence
• Vos devoirs envers vos courtiers… et le public
• Le devoir de supervision de l’agence envers tous ses courtiers
• Le Programme de conformité du dirigeant d’agence
• L’Espace DA : en quoi est-il important pour vous (Mon espace DA)
• Conseiller, encadrer, surveiller : des rôles essentiels (Mon espace DA)
• Les attentes de l’OACIQ envers les dirigeants d’agence (Mon espace DA)

Finalement, vous devrez soumettre votre programme mis en place et démontrer votre engagement à le respecter. Le Service de l’inspection procédera à l’analyse de ce programme afin de s’assurer qu’il respecte toutes les exigences. Si votre programme de conformité ne respecte pas d’entrée de jeu l’ensemble des exigences, le Service de l’inspection pourra vous formuler des recommandations. Vous pourrez y apporter des ajustements, mais vous ne devriez pas nous soumettre plus de 3 versions différentes.

Veuillez noter que si la troisième version reçue est jugée insatisfaisante, votre demande de délivrance sera rejetée. Dès lors, vous devrez soumettre une nouvelle demande et acquitter les frais qui y sont associés. Assurez-vous d’être bien préparé en amont, afin d’éviter des délais et des frais supplémentaires.

Séance de démarrage du Service de l'inspection

Vous serez convoqué et devrez assister à une séance de démarrage. Au cours de la séance de démarrage présentée par un inspecteur et d’une durée de 3 heures, vous serez informé de vos nouvelles obligations et des attentes de l’OACIQ, notamment en regard du Programme de conformité, ainsi que des éléments qui sont vérifiés lors d’une inspection régulière (vérification des dossiers, des livres et registres, de la gestion du compte en fidéicommis, des conflits d’intérêts, etc.).

Ouverture d’un compte en fidéicommis

Finalement, nous vous recommandons d’entamer dès que possible les démarches pour ouvrir un compte en fidéicommis, car vous devrez fournir au Service de l’inspection de l’OACIQ une preuve de l’ouverture d’un tel compte au plus tard 10 jours suivant la délivrance de votre permis, à défaut de quoi le permis de l’agence et celui de tous les courtiers qui s’y rattachent seront suspendus (voir cette NOTE IMPORTANTE – Ouverture et maintien d’un compte en fidéicommis).

Délivrance du permis

Le permis d’agence sera délivré si toutes les conditions édictées à l’article 6 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d’agence et celles énoncées dans cet article sont remplies. Vous en serez informé par le Service de la certification.