Nomination d’un nouveau dirigeant d’agence : quelles sont les étapes?

Il peut arriver qu’une agence doive procéder à la nomination d’un nouveau dirigeant. Par exemple, dans le cas où le dirigeant d’agence en poste prévoit prendre sa retraite prochainement, comment l’agence doit-elle procéder et quel formulaire doit-elle remplir?   

Qualifications requises

Tout d’abord, l’agence doit s’assurer que la personne qui sera nommée détient les qualifications requises pour agir à titre de dirigeant d’agence¹. À cet égard, nous vous invitons à consulter l’article Formation de base obligatoire : devenir dirigeant d’agence ou agir à votre compte afin de connaître les étapes à suivre pour obtenir les qualifications de dirigeant d’agence.

De plus, si la personne identifiée n’a jamais agi comme dirigeant d’agence auparavant ou si elle a déjà agi comme dirigeant d’agence, mais pas au cours des deux dernières années :

• Elle devra démontrer avoir suivi les formations Faire vivre votre programme de conformité dans vos opérations quotidiennes ainsi que Le dirigeant d’agence, officier de conformité : des outils pour la gestion des activités au quotidien, et ce, dans les deux années précédant sa nomination. À défaut, la personne devra suivre ces formations avant de pouvoir agir comme dirigeant de l’agence.

Quelle est la procédure pour changer de dirigeant d’agence?

Vous devez remplir et transmettre le formulaire Nomination d'un dirigeant d'agence incluant les frais applicables par courriel au Service de la certification. Le formulaire devra être signé par le dirigeant actuel ou par l’administrateur de la personne morale ou de la société ainsi que par le nouveau dirigeant d’agence.

Une analyse de la demande sera effectuée dans un premier temps afin de valider les qualifications du nouveau dirigeant d’agence. Prévoyez un délai d’environ 5 jours ouvrables pour le traitement de la demande.

Par la suite, le Service de l'inspection contactera la personne souhaitant agir à ce titre, notamment pour lui fournir des instructions quant au Programme de conformité et à sa mise en place, le cas échéant. Le Service de l’inspection pourrait convoquer le nouveau dirigeant à une séance de démarrage, selon son niveau d’expérience.

Le Programme de conformité

Une fois la personne identifiée, il sera primordial qu’un transfert de connaissance adéquat s’effectue, notamment en ce qui concerne le fonctionnement de l’agence, et ce, afin d’assurer une transition en toute quiétude.

Voilà pourquoi le prochain dirigeant d’agence devra, le plus tôt possible, prendre connaissance des attentes de l’OACIQ envers les dirigeants d’agence et s’assurer de l’existence d’un programme de conformité au sein de l’agence. En effet, chaque dirigeant d’agence est responsable de mettre en place, d’appliquer et de s’assurer de l’application de tous les éléments du Programme de conformité au sein de son agence.

Suivant sa nomination, le nouveau dirigeant aura 30 jours pour élaborer par écrit un programme de conformité s’il n’y en a pas déjà un en place au sein de l’agence ou encore apporter des ajustements à celui existant, tout en prenant un engagement à le respecter. Dans les deux cas, le programme devra répondre aux exigences de l’OACIQ.

À noter : Si votre programme ne respecte pas les exigences, le Service de l’inspection pourra formuler des recommandations et vous pourrez soumettre au plus trois versions différentes (de légers ajustements ne constituent pas une nouvelle version).

L’agence et son dirigeant se doivent d’agir dans les délais requis et de collaborer avec l’OACIQ à cet égard, et ce, dans un souci de bonne gestion des activités de l’agence et de protection du public et afin de s’assurer de respecter les exigences de la Loi sur le courtage immobilier. Si les documents et les renseignements requis ne sont pas fournis dans le délai mentionné, votre dossier pourrait être transmis au comité d’inspection. De plus, vous pourriez être convoqué au Bureau du syndic qui pourrait prendre toutes les mesures qu’il juge appropriées en raison de votre manquement à l’obligation de collaborer, y compris le dépôt d’une plainte disciplinaire.

Le dirigeant d’agence est parti, n’a plus de permis valide ou a perdu ses qualifications. Qu’arrivera-t-il à l’agence?

Selon la réglementation adoptée sous l’égide de la Loi sur le courtage immobilier, si l’agence (personne morale) n’a plus de dirigeant qui agit pour elle, cette dernière aura 60 jours pour nommer un nouveau dirigeant, sans quoi le permis d’agence², et ceux de tous les courtiers qui s’y rattachent, seront suspendus. C’est pourquoi il est crucial d’entreprendre très rapidement les étapes mentionnées précédemment.

Pour plus de renseignements, veuillez contacter le Service de la certification au 450 462-9800 ou 1 800 440-7170.

¹ Article 34 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence

² Article 16 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence